Wie bewerbe ich mich am Telefon?
Vorbereitung des Telefonats
Recherche
Zunächst sucht man im Internet, in Branchenverzeichnissen etc. alle infrage kommenden Stellenangebote und Firmen mit Adresse, Telefonnummer und möglichst schon dem Ansprechpartner heraus – selbst Unternehmen, von denen man nicht weiß, ob sie jemanden mit Ihrer Qualifikation einstellen. Sammeln Sie lieber zu viel als zu wenig. Die Adressen notiert man auf Zetteln oder Karteikarten. Auf der Rückseite ist Platz für Notizen, wie den Namen des Ansprechpartners, mit dem Ansprechpartner getroffene Vereinbarungen etc.Im zweiten Schritt bereitet man sich auf das übliche Frage-und-Antwort-Spiel vor. Hierzu sollte man weitere Zettel oder Karteikarten anfertigen, auf denen jeweils eine mögliche Frage des Personalers und darunter eine vorformulierte Antwort oder besser Stichwörter stehen. Diese Notizen sollte man vor sich liegen haben, um jederzeit darauf zurückgreifen zu können. Stellt der Personaler tatsächlich eine der vorbereiteten Fragen und Sie haben die Antwort nicht parat, können Sie die Antwort "ablesen". So hat man auf die am häufigsten gestellten Fragen durchdachte Antworten parat, was für mehr Ruhe und Gelassenheit sorgt.
Übrigens ist es in der Regel ein gutes Zeichen, wenn der Gesprächspartner Fragen stellt: Denn warum sollte er Zeit vergeuden, wenn so gar kein Bedarf besteht? Welche Fragen einen erwarten und welche man stellen kann bzw. sollte, erfahren Sie hier.
Regeln, die man befolgen sollte
Ein Anruf bei einem Unternehmen entspricht letztlich einer Vorabbewerbung. Daher sollte man folgende Regeln beherzigen:- Keine Spontananrufe - trainieren Sie vorher mit oder ohne Gesprächspartner.
- Holen Sie Informationen über das Unternehmen ein.
- Telefonieren Sie im Stehen oder zumindest in aufrechter Haltung: Das verleiht der Stimme einen besseren Klang und Ihnen mehr Selbstsicherheit. Sprechen Sie ruhig, deutlich und mit normaler Lautstärke, das wirkt in der Regel sympathisch. Achten Sie auf korrekte Aussprache und Ausdrucksweise. So absurd es klingen mag: In Anzug oder Kostüm gelingt es leichter, einen souveränen Eindruck zu vermitteln.
- Führen Sie Telefonate auschließlich, wenn Sie in guter Stimmung sind, denn Ihre Verfassung wirkt sich auf das Gespräch aus. Fühlen Sie sich unwohl oder sind schlecht gelaunt: Gespräch verschieben! Kommunikationsprofis empfehlen, einen Spiegel vor sich aufzustellen. Sieht Ihnen ein unfreundliches, müdes oder gestresstes Gesicht entgegen, bekommt Ihr Gegenüber dies in der Regel mit.
- Sorgen Sie für ungestörtes Telefonieren. Vermeiden Sie störende Hintergrundgeräusche (möglichst weder Handy noch öffentliche Telefonzelle).
- Sofern ein Ansprechpartner angegeben ist, sprechen Sie nur mit dieser Person über Ihre Bewerbung. Falls diese nicht erreichbar ist oder keine Zeit hat, sollten Sie mögliche Termine für ein Telefongespräch bereithalten (keinen Zeitdruck vorschützen). Ist kein Ansprechpartner angegeben, fragen Sie sich durch, halten Sie den Namen fest – bei komplizierten Namen lieber nach der korrekten Schreibweise fragen! Das gilt auch, wenn Sie den Namen Ihres Gesprächspartners nicht verstanden haben.
- Bemühen Sie sich, gleich einen guten Eindruck zu machen, damit man Sie nicht vorschnell "aus der Leitung wirft". Achtung: Weil die ersten Wörter eines Telefonats oft nicht verstanden werden, sollte man seinen Namen nicht als Erstes nennen. Stattdessen sollte man mit einer höflichen Begrüßung einsteigen und den Namen des Gesprächspartners nennen (falls bekannt). Wiederholen Sie den Namen Ihres Ansprechpartners ab und an.
- Nennen Sie die Quelle, auf die Sie sich beziehen., und sagen Sie konkret, auf welche Stelle Sie sich bewerben wollen (große Unternehmen schreiben sicherlich mehrere Stellen aus).
- Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass Sie vermutlich nicht der einzige Anrufer sind. Stehlen Sie Ihrem Ansprechpartner also nicht zu viel Zeit, verfallen Sie aber dabei nicht in Hektik. Dass Sie Ihren Gesprächspartner ausreden lassen und ihm nicht auf die Nerven gehen sollten, dürfte selbstverständlich sein.
- Nichts fragen, was in der Anzeige schon beantwortet wird.
- Notieren Sie mögliche Fragen zur Bewerbung. Welche Informationen wollen Sie erhalten? Stellen Sie auf die Position bezogene Fragen – und zwar so, daß Sie wichtige Zusatzinformationen zur Position bekommen. Mehr hier.
- Nutzen Sie das Gespräch als Aufhänger Ihres Anschreibens. Konnte der Gesprächspartner eine wichtige Frage nicht beantworten, kann man sie im Anschreiben erneut aufgreifen. Hat man dagegen eine Antwort bekommen, kann man an einem Beispiel verdeutlichen, dass man mit ihr etwas anfangen kann.
- Bereiten Sie mindestens auf folgende Fragen Antworten vor: Was können Sie? Was wollen Sie? Warum wollen Sie sich bei uns bewerben?
- Entwerfen Sie eine Kurzvorstellung über Werdegang, Qualifikationen, Fähigkeiten (nicht mehr als fünf Sätze). Halten Sie die Unterlagen über Ihren Werdegang (Notizen zur Selbstdarstellung, Lebenslauf) bereit. Außerdem kann man die Unterlagen dann bei Bedarf zeitnah versenden.
- Entwerfen Sie ein Gesprächskonzept und legen Sie es wie Ihr Fragenkonzept neben das Telefon.
- Papier und Stift für Notizen bereithalten.
- Beenden Sie das Gespräch in positiver, zukunftorientierter Form: "Nun bin ich mir sicher, dass ich mich bei Ihnen bewerben will. Meine Unterlagen sende ich Ihnen noch heute/bis zum ... zu." So beschließt ein konkretes Ergebnis (ein verabredeter Termin oder ein Plan zur weiteren Vorgehensweise) das Gespräch. Bei der Verabschiedung erwähnt man den Namen des Ansprechpartners und bedankt sich für das Gespräch.
Der optimale Zeitpunkt
Ein Vorteil der Bewerbung via Telefon liegt darin, den Zeitpunkt der Kontaktaufnahme selbst wählen zu können, nämlich eine Zeit, zu der man ausgeruht und "voll da" ist. So verschafft man sich die bestmöglichen Ausgangsbedingungen. Aber Achtung: Bei Firmen sind Montagvormittag (man sucht leicht entnervt seinen Arbeitsrhythmus) und Freitagnachmittag (man weilt gedanklich schon im Wochenende und ist zusätzlicher Arbeit wenig geneigt) in der Regel ungünstige Zeiten. Außerdem sollte man sich Anrufe zwischen 10 und 14 Uhr verkneifen, da in dieser Zeit die meiste Arbeit anfällt oder das Gegenüber in der Pause sein dürfte.
Freundlich-verbindlich
Telefonprofis lächeln, weil ihre Stimme dann sympathischer klingt. Verbindlichkeit vermittelt man, indem man bei längeren Ausführungen des Gegenübers kurze Rückmeldungen gibt (Zeichen aufmerksamen Zuhörens). Verbindlichkeit ist aber nicht mit Vertraulichkeit gleichzusetzen – bei einem nahezu Unbekannten wirken private Bemerkungen schnell unangebracht.
Test-Telefonate
Anfänger sollten übrigens Bewerbungstelefonate mit Freunden simulieren oder erst bei Firmen anrufen, bei denen sie gar nicht anfangen wollen. Denn die ersten Gespräche sind die schwersten und werden selbst mit Vorbereitung holprig verlaufen. So vermasselt man zwar vielleicht ein Gespräch – aber man schadet sich dabei nicht. Außerdem lernt man so aus seinen Fehlern. Schließlich will man ja beim Wunscharbeitgeber gut ankommen. Und der erste Eindruck ist kaum oder nicht revidierbar, so dass er Türen auch verschließen kann.
Besonders groß ist der Lerneffekt, wenn man solche Gespräche mitschneidet. Dann kann man sich später den Gesprächsverlauf nochmals anhören, wobei man sicherlich noch verbesserungswürdige Feinheiten entdeckt. Zudem verrät der Mitschnitt neben dem Klang Ihrer Stimme am Telefon (für viele ein echtes Aha-Erlebnis!), ob Sie nuscheln, zu leise reden, Füllwörter verwenden etc. Einmal erkannt, besteht hier großes Verbesserungspotential.
Werbespot zum "Produkt Ich"
Besonders wichtig bei der Telefonbewerbung ist, dass man schnell "auf den Punkt kommt": Man legt ein Kommunikationsziel und Botschaften für den potentiellen Arbeitgeber fest. Diese unterfüttert man mit glaubwürdigen Argumenten, denn wer keine Argumente dafür findet, dass man ihn einstellen sollte, hat verloren. Am besten formuliert man einen Werbespot zum "Produkt Ich", der den Gesprächspartner neugierig macht und ihn von Ihren Erfahrungen, Erfolgen und Fähigkeiten überzeugt.Ihre Selbstdarstellung, sollten Sie möglichst schriftlich festhalten: Notieren Sie Stichwörter zu Ihren Fähigkeiten, Stärken und Vorteilen für den Arbeitgeber. Auf der Basis dieser Stichwörter sollte man seine Selbstdarstellung laut vortragen. Überlegen Sie sich, welche Fragen (hier finden Sie einige) und Einwände ein Gesprächspartner haben könnte und wie Sie plausibel darauf antworten können.
Gesprächsstrategie
Wie so oft spielt vor allem das Wie, die Art der Gesprächsführung, die größte Rolle. Nur wenn es dem Bewerber gelingt, mit seiner Selbstdarstellung Interesse auf Unternehmensseite zu wecken, war er erfolgreich. Geht man davon aus, dass der Gesprächspartner zumeist wenig Zeit hat und Anrufe evtl. als lästig empfindet, ist klar, dass man seine wesentlichen Vorteile und Fähigkeiten in wenigen Sätzen rüberbringen muss. Am besten hält man sich an die AIDA-Formel:
A(ttention): Aufmerksamkeit erzeugen
I(nterest): Interesse wecken
D(esire): Wunsch zum Kennenlernen wecken
A(ction): Handlungsaufforderung
Warum man sich an diese Formel halten sollte? Weil sie normalerweise funktioniert und man erkennt, wo man steht: Hat man die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners auf sich gezogen, kann bzw. muss man durch eine Kurzvorstellung sein Interesse wecken. Dass man das geschafft hat, erkennt man daran, dass der Gesprächspartner Fragen stellt, um mehr über den Bewerber zu erfahren. Beantwortet man die Fragen überzeugend, entsteht der Wunsch, das Gegenüber kennenzulernen. Sein Ziel hat man erreicht, wenn der Personaler zum Vorstellungsgespräch einlädt oder zumindest zur Übersendung der Unterlagen auffordert.
Werden Sie aufgefordert, zunächst Ihre Bewerbungsunterlagen zu senden, sollten Sie das möglichst umgehend tun. Wenn Sie erst einige Tage warten, wird man sich wahrscheinlich nicht mehr an Sie erinnern. Beziehen Sie sich im Anschreiben auf das Telefonat. Außerdem sollten Sie die Informationen aus dem Gespräch geschickt für Ihre Darstellung nutzen.
Mit diesem Konzept und den Notizen zu Fragen und Antworten neben dem Telefon sollte man durch den Gesprächsablauf nicht so schnell überrollt werden und nichts Maßgebliches vergessen.